くだまきあーと

擬似よっぱらいOLがくだをまく、余生の日記。

若手社員が残業しないためにやってたこと

若手社員ですが、若手なりになんとか上手に仕事をまわしていく方法をチラ裏書いていきます。

 

1年目、営業に配属されたわたしは基本先輩の後ろ姿を見て学びながら仕事を覚えていきました。基本的な営業スキルと事務スキルを磨くため、営業する上で必要な一連の仕事の流れを覚え、それに付随する知識と事務手続きを習いました。当時のわたしは「覚えないといけないことたくさん!これ以上無理!」とヒィヒィ言ってましたが、この辺りは営業職として最低限の仕事内容なので、今でも「あの時しっかり頑張ってて良かった」とは思います。

そして、新人のもっぱらの仕事は雑用でした。コピー機の修繕、必要な書類の準備、その他備品の補充、会議の運営とスケジューリング。中にはまったく知らないことの勉強会講師を一人でやれとかいうアホみたいな業務もありました。あれ辛かったわ。
新人の頃ってやることなすこと初めてなので、何をどうすれば正解なのかわからず時間だけがかかりました。備品の補充一つとっても、どこに問い合わせれば補充できるのか、そもそも補充すべきものの場所はどこかとかわかりません。滅多にある仕事というわけでもなかったので、毎回うんうん言いながら雑用を済ませ、「そんなことになんで時間がかかっているのか」とちくりちくりと言われていた思い出です。

 

ここまでが1年目でやっていたことですが、まぁ今思い返すと要領悪いなって思います。
仕事をする上で身につけるべきことは勉強しないといけないのですが、大前提初めてすることだからやっぱり難しい。ある程度試行錯誤してましたが、ちょっと勉強足りなかったな、時間の使い方も下手だったなと思います。まぁそれはわたしの場合、仕事の全体像が見えていなかったせいかと思いますが。
雑用に関しても、今なら「それやっときますよすぐ終わります」とホイホイできちゃうんですが、当時は大の苦手でした。辛かったです。本業の営業でもないのにやらないといけないなんてわけわからないし、かといってやらないと誰かが困るし頼まれた自分が怒られるし、優先順位をつけられずワタワタ。結果雑用が全て完了するのが遅くて、先輩にしこたま怒られました。

 

2年目以降、本業の営業が問題なくスムーズにできるようになり、事務も数々の失敗を重ねたおかげで成長しました。その時から無意識に、仕事の仕分けをするようになりました。

 

わたしの場合、チームワークが大事な仕事なので、こんな感じで仕事を振り分けます。

①今あるいは今日中にしなかったら誰か(同僚・お客に対して)に迷惑がかかる仕事か否か
②少し時間をおいても大丈夫か否か(できる限り早くしたほうがいいか否か)、自分がすべきか否か

 

もちろん営業職でお客さんから契約書をもらう仕事において、お客さんに迷惑をかけてはいけません。そしてそれに加えて、内部の一緒に仕事をする人に迷惑をかけてもいけません。そのため、顧客による書類必要事項の記入漏れがないか、いつまでにその書類を事務方に回付するべきかを把握することが重要でした。記入が漏れてたらまた顧客に時間をさいてもらわないといけないし、回付が遅れたら期限がある書類の場合事務方など一緒に働く人に負担をかけてしまうからです。なんならどうしても事務処理が終わらず期限切れになるため、結果的に顧客に迷惑をかけてしまう可能性も。事務処理などにも時間がかかること、余裕を持って仕事ができた方がみんながありがたいことを認識しないといけません。自分が顧客と窓口になる仕事なので失敗して文句言われるのは自分ですし、時間感覚をしっかりしないといけません。

そこさえきちんと判断できれば①はクリア。それで、結果的に①が問題ない時に判断する点が②。今日はひとまずいいとして、明日以降どうすべきかを検討します。もちろん仕事は早い方がベスト。でも明日が忙しくてできなかったら今日やったほうがいいし、今日明日忙しくてできなくても明後日でよければ明後日でもいいし、というもの。「なるはやか否か」を検討します。加えて仕事の中にはマジでどうでもいいものがあって、しかも自分ではなく誰かがやっても支障のないものってある。そこを瞬時に判断します。
これで主に当てはまるのは雑用面。プリンターが壊れただの備品がないだの。基本気づいたらやってあげるスタンスで構わないものです。これよりも前に①に当てはまる仕事がたくさんあればある程度やってからこちらをやっても構わないですし、この仕事にかかる時間が短くてその後の①の仕事の締め切り時間にゆとりあるなら①より優先することもあります。1年目の時のように先輩などから頼まれた雑用も、基本的にはすぐにやらなくてもいい仕事なので、ある程度仕事に慣れた2年目以降は①の仕事が溜まりまくっていたら「頼まれていた備品の補充ですが、この仕事が終わってからで構いませんか」と伝えるようにしてました。
こういう雑用、1年目の時は社会人スキルがなかったので、頼まれたら後回しにして怒られたり、後回しにして怒られたことを踏まえてすぐにやるように心がけたらキャパオーバーしたりしてました。このように頼まれた時点で「他にやることがあります」と宣言する必要はそれなりにあります。相手に急かされ怒られないし、自分も優先順位をつけていけるからです。1年目はそれが言えなかったのが致命的でした。それと、結局雑用って周囲に気を配るという行為に他ならないので、正直そんな一生懸命やらなくてもいいですよね。わたしは下っ端だから気づいたらやっていたし、頼まれてやってもいたけれど、他の人が時間空いてやってくれたらそれで万々歳なわけです。正直そんなことにいちいち囚われるのって無駄。自分の他の仕事がまだ途中なのにわざわざ雑用をやって、「わたしはこんなに頑張っているのに誰もやってくれない」という謎の行為していた人がいましたが、謎です。じゃあ誰かに頼んでみたら、と。

 

無意識な仕分けを経て仕事に取りかかれるようになってからのわたしは、次に定時退社を意識し始めました。
2年目のわたしは少し残業が多かったです。1年目の時はそこまで仕事が多くなかったのが、2年目以降は雑用やら後輩の面倒やら新しい業務知識の習得やら少し大きな案件やらを任されるようになったためでした。大きな案件があると失敗が許されないので事前準備に時間がかかるし、業務知識もかなり内容が難しく大変。社外持ち出しが許されない関係で暇を見て勉強しないといけないことがありました。そんなこんなで残業しまくり、手取り月収30万円を超えてしまうということも。
そんな中、同じチームで働く先輩に、毎日定時退社する人がいました。歳も近いしやっていることの内容もハードなできる先輩なのに、なぜそんな定時退社できるのか不思議でした。でも先輩がやっていることはしごく簡単で、「今できることはすぐに終わらせる」「明日できることを今日やらない」というものでした。
別の事務職の先輩には、別に今日やらなくてもいいものを仕事が降りかかったら即座にやるという人がいます。案の定残業が多く、上司に注意されるまでしてます。仕事って朝も夕方も際限なく降ってくるので、区切りをつけないと終わらないんですね。仕事の仕分けをして優先順位をつけて、最終的に今日はもういいという判断であれば明日に回すのが一番いい方法だと思います。
もちろんその明日が忙しい日で、明後日では遅いという話なら今日やっちゃった方がいいんですが。そこも柔軟に判断すると良さそうです。

そしてわたしの場合、何でもかんでも声に出して宣言していく妙な癖があるので、「今日は数字取れないのでさっさと帰ります」「今日は大きな仕事があって忙しいのであの仕事はできませんが、明日暇なので明日やります」と上司に宣言してその通りに仕事をしてました。残業する時はするし、数字も取れなかったりするのですが、宣言通りしっかりやることについて上司や先輩から評価してもらったことがあります。やっていることは本当に単純なのにね。しっかり定時退社して、資格勉強をし、早めに風呂入って寝てました。早寝した結果早起きしてヨガやピラティスもしてました。仕事がきちんと終わったらやっぱり充実します。

 

若手のうちに大きな裁量のある仕事を任せてもらえるのはごくわずか。残業をしていたらプライベートの時間も無くなるし、自己研磨する時間も無くなります。まだ仕事が大きくないうちは、定時退社を目指して仕事の優先順位をつけて行動すると、評価も上がるし生活が潤うし良いことづくめだと思います。
仕事の優先順位だのなんだのって、社会人の基礎の基礎なんですが、意外とできない人ってたくさんいるんだって感じます。やってみれば簡単なことなので、ぜひ若手の人にやってみて欲しいです。ていうか最近後輩たちの残業時間が多すぎて後輩たちの仕事が減らされ、こちらに全て回ってくるのがすごく気になるので、やるべきことを棚卸しして欲しいです。あとビル管理上部下が全員帰らないと上司が帰宅できない職場は自分が残業したら上司にも余計な残業をさせることになるし、会社によっては管理職って残業代つかないし、かわいそうなのでやめてあげてほしい。マジで。今の時期は期末なので割とみんな残業してますが、それ以外の時期でも残業している全ての職場の人々に言いたい。わたしは部外者なので外では言いませんが、残業する人って多分、色んな人に知らないうちに迷惑かけてますよ!